Ile wcześniej planować wydatek?
Aby mieć pewność, że wszystko pójdzie po Twojej myśli, wydatkowanie zacznij planować z początkiem roku kalendarzowego lub początkiem kadencji.
Jeśli jednak nie udało się tego zrobić, a wydatek nie wymaga zawierania umów, planuj go około miesiąc wcześniej.
Od czego zacząć?
W związku z faktem, że Uniwersytet jest jednostką publiczną, przed dokonaniem zakupu należy sprawdzić czy żadna z jednostek uczelni nie jest wewnętrznym realizatorem zakupu lub usługi. Sprawdzić do można w Regulaminie udzielania zamówień publicznych UEK.
Jeśli mamy realizatora – kontaktujemy się z prośbą o wycenę usługi/zakupu. Dane kontaktowe znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej UEK.
Jeśli nie mamy realizatora – robimy research w celu wyceny tego, co potrzebujemy i kontaktujemy się z Panią Anitą Kurowską – kierownik Działu Zamówień Publicznych pod adresem e-mail kurowska@uek.krakow.pl, by upewnić się, że nie jest potrzebny przetarg lub umowa.
W dalszej części opisane będą przypadki, kiedy przetargu i umowy nie potrzeba.
Oszacowaliśmy koszty, co dalej?
Po oszacowaniu kosztów – przez realizatora lub nas samych (w przypadku gdy usługi/zakupu nie realizuje uczelnia) – kontaktujemy się z Panią Ewą Szczepańską pod adresem e-mail szczepae@uek.krakow.pl, aby ulokować konkretną kwotę z budżetu Koła na dany wydatek. Jeśli wydajemy środki, które pozyskaliśmy z dofinansowania od Parlamentu, Rektora, Dziekana lub sponsora, należy to ująć w wiadomości.
Następnie, kiedy Pani Ewa w systemie ulokuje już środki, należy skontaktować się z Panią Iwoną Berger pod adresem e-mail: bergeri@uek.krakow.pl, aby wygenerowała dla nas Wniosek o Zamówienie Publiczne w systemie EGERIA. Pisząc do Pani Iwony należy podać kwotę (z zaznaczeniem czy podajemy brutto czy netto) oraz uzasadnienie merytoryczne wydatku (czyli dlaczego i w związku z czym chcemy tego wydatku dokonać).
WAŻNE: w przypadku wyceny własnej, sugeruje się, aby zawyżyć cenę o 5%, ponieważ w przypadku, gdy kwota (zwłaszcza netto) na fakturze jest wyższa od tej na wniosku – kwestura może nie uznać i nie opłacić faktury. Z budżetu Koła i tak zostanie pobrana kwota z faktury, a nie z wniosku. Wniosek jedynie „blokuje” środki na koncie do czasu rozliczenia faktury.
Kiedy Pani Iwona da znać, że wniosek jest gotowy, odbieramy go (Budynek Główny, pok. 202) i zanosimy z prośbą o podpis do Rektora ds. Kształcenia i Studentów (Budynek Główny, pok. 120), a potem automatycznie trafia on do Kwestury, by uzyskać podpis Kwestora i Kanclerza (Budynek Główny, pok. 202).
Dopiero kiedy uzyskamy na wniosku wszystkie podpisy, możemy dokonywać zakupu.
Rozliczamy fakturę
W przypadku wewnętrznych realizatorów nie ma kroku, w którym rozliczamy faktury – robi to za nas jednostka uczelni, która realizuje usługę.
W przypadku, kiedy wewnętrznego realizatora nie ma faktury zawsze należy brać na dane uczelni:
Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
ul. Rakowicka 27
31-510 Kraków
REGON: 000001519
NIP: 675 000 63 46
w przypadku konieczności opłacenia zakupu/usługi od razu, częstą praktyką jest regulowanie należności przez studentów, a następnie staranie się o zwrot.
Wydrukowaną fakturę opisujemy na rewersie. Opisując, należy pamiętać, aby podać przyczynę zakupu – dlaczego i z czym związany, nazwę wydarzenia, nazwę Koła oraz sposób finansowania. W przypadku środków UEK wpisujemy „Subwencja”, a następnie po przecinku w zależności od sytuacji: budżet Koła, dofinansowanie od Rektora, Dziekana lub Parlamentu Studenckiego. Jeśli są to środki od sponsora – nie piszemy „subwencja”, tylko po prostu „środki koła pozyskane od sponsora”. Fakturę podpisuje członek zarządu Koła (prezes lub finansista) i przybija na niej pieczątkę Koła.
Jeśli faktura została opłacona przez członka Koła, wpisujemy „Faktura opłacona, prosimy o zwrot środków na poniższe dane” i poniżej dane tej osoby (imię, nazwisko, nr indeksu i nr konta).
UWAGA: na fakturze nie może się podpisać osoba, której zwraca się środki, więc jeśli środki zwracane są prezesowi, fakturę musi podpisać finansista.
Po opisaniu faktury rejestrujemy ją w Sekretariacie Uczelni, który znajduje się w Domku Ogrodnika (Budynek nr 3 na poniższej mapce).
Po zarejestrowaniu faktury w Sekretariacie należy wypełnić na fakturze nabitą na niej pieczątkę. Załączamy Instrukcję Wypełniania Pieczątki, którą otrzymaliśmy od Działu Zamówień Publicznych. Pieczątka wygląda tak:
Jeśli Dział Zamówień Publicznych nie prowadził dla Was postępowania przetargowego w pierwszych dwóch linijkach wpisujecie ” – „.
Kolejno, jeśli zamówienie nie przekracza 30 tys. euro, wpisujemy art. 4 pkt. 8.
Nr wniosku znajduje się na wniosku wygenerowanym przez Panią Iwonę Berger w górnym prawym rogu.
UWAGA: dzień wniosku, to dzień złożenia na nim ostatniego podpisu, jeśli jest wpisana przy nim data. Jeśli na wniosku przy żadnym podpisie nie znajduje się data, wtedy dopiero możemy wpisać datę wygenerowania wniosku. Należy pamiętać, że data wystawienia faktury nie może być wcześniejsza niż data przy ostatnim podpisie na wniosku.
Jeśli zawieraliśmy umowę, należy wpisać jej numer i datę zawarcia. Jeśli nie było umowy: ” – „.
Następnie odpowiadamy na oba pytania. Jeśli wszystko odbyło się prawidłowo, zakreślamy „TAK” w obu pytaniach, następnie w wyznaczonym miejscu wpisujemy datę i zostawiamy autograf 🙂
Z fakturą udajemy się do Działu Zamówień Publicznych (Budynek Główny, pok. 205A, po lewej stronie), tam na fakturze zostaje przybita pieczątka „AKCEPTACJA”, a następnie do pok. 205B (obok), gdzie oddajemy fakturę do opłacenia.
WYJĄTKI
FAKTURY PROFORMA: Faktur proforma nie rejestrujemy w Sekretariacie. Reszta postępowania jest taka sama. Dopiero fakturę właściwą, na której w opisie należy zaznaczyć, że proforma została już opłacona.
Kiedy nie trzeba generować wniosku: przy zakupie książek lub udziale w konferencjach, których UEK nie jest współorganizatorem.