Sprawozdawczość i preliminarze
Koła Naukowe mają obowiązek terminowo składać do Rady Kół Naukowych sprawozdania merytoryczne, listy członków, sprawozdania finansowe i preliminarze oraz informować o zmianach w składzie Zarządu i danych kontaktowych. Wzory dokumentów oraz szczegółowe instrukcje wypełniania przesyłane są każdorazowo mailowo przez RKN.
Sprawozdanie merytoryczne i lista członków
- Terminy: do 20 lipca (za okres styczeń–czerwiec), do 20 stycznia (za okres lipiec–grudzień)
- Forma: elektronicznie (skan podpisanych dokumentów) na rkn@uek.krakow.pl i do Opiekuna Koła oraz papierowo do skrzynki RKN (sala -109, Pawilon A)
- Podpisuje: Prezes Koła
Jeśli Koło nie złoży sprawozdania merytorycznego przez dwa kolejne lata, Rektor może wszcząć wobec niego czynności nadzorcze. Bez terminowo złożonych sprawozdań merytorycznych i list członków Koło nie otrzyma finansowania podstawowego ani nie będzie mogło ubiegać się o dofinansowanie z funduszu projektowego RKN.
Sprawozdanie z wykorzystania środków finansowych
- Termin: do 13 stycznia
- Forma: elektronicznie (plik Excel) na rkn@uek.krakow.pl oraz papierowo do skrzynki RKN (sala -109, Pawilon A)
- Wersję papierową podpisują: Prezes Koła, członek Zarządu Koła odpowiedzialny za finanse, Opiekun Koła oraz Kierownik Katedry, przy której działa Koło
Bez terminowo złożonego sprawozdania finansowego Koło nie otrzyma finansowania podstawowego ani nie będzie mogło ubiegać się o dofinansowanie z funduszu projektowego RKN.
Preliminarz roczny (wstępny)
- Termin: do 30 listopada
- Forma: elektronicznie (plik Excel) na rkn@uek.krakow.pl
Bez terminowo złożonego preliminarza Koło nie otrzyma finansowania podstawowego.
Preliminarz po podziale środków (na przyznaną kwotę bazową)
- Termin: wskazywany przez RKN (luty/marzec)
- Forma: papierowo do skrzynki RKN (sala -109, Pawilon A)
- Podpisuje: Prezes Koła lub członek Zarządu Koła odpowiedzialny za finanse
Bez złożonego preliminarza Kwestura nie przypisze do Koła przyznanej kwoty bazowej w ramach finansowania podstawowego.
Aktualizacja składu Zarządu i danych kontaktowych
- Po wyborach lub zmianach w składzie Zarządu: należy niezwłocznie przesłać na rkn@uek.krakow.pl pełny skład Zarządu Koła – imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz studencki adres e-mail każdego członka Zarządu Koła
- Po zmianie adresu e-mail: należy niezwłocznie przesłać na rkn@uek.krakow.pl nowy adres e-mail Koła