Procedury wydatkowania i rozliczania środków finansowych

Wydatkowanie środków

Środki przyznawane na potrzeby działalności Kół Naukowych pochodzą z subwencji przyznawanej Uniwersytetowi przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, są więc środkami publicznymi.

Koła mogą wnioskować o dofinansowanie swojej działalności z następujących źródeł:

Słownik

Wnioskodawca	Każda jednostka organizacyjna Uczelni, organizacja studencka lub doktorancka oraz kierownicy/koordynatorzy projektów badawczych, grantów, programów, funduszy i innych dotacji zwanych dalej projektami, w zakresie prowadzonego lub nadzorowanego projektu – w przypadku zamówień, które mogą być realizowane tylko za pośrednictwem właściwych Realizatorów.
Realizatorzy	Jednostki organizacyjne określone w bazie Realizatorów, które na zasadzie wyłączności są uprawnione do realizacji i koordynowania w skali całej Uczelni zamówień im przypisanych (zamówień zbiorczych).
Wnioskodawca Samodzielny	Każda jednostka organizacyjna Uczelni, organizacja studencka lub doktorancka oraz kierownicy/koordynatorzy projektów badawczych, grantów, programów, funduszy i innych dotacji zwanych dalej projektami, w zakresie prowadzonego i/lub nadzorowanego projektu – w przypadku specyficznych zamówień, których realizacja nie została przypisana w bazie danych poszczególnym Realizatorom, i które mogą być samodzielnie realizowane przez te jednostki.

Realizatorzy istotni dla działania Kół i przypisane im obszary

Realizator	Koordynowane zamówienia
Biuro Programów Zagranicznych	Usługi tłumaczenia na potrzeby obsługi administracyjnej Uczelni. Usługi transportu lotniczego w związku z wyjazdami służbowymi pracowników, doktorantów oraz studentów UEK oraz ubezpieczenie NNW w przypadku wyjazdów zagranicznych.
Biuro Sportu Akademickiego	Dostawy: sprzętu sportowego i turystycznego, odzieży sportowej. Usługi sportowe i organizacja imprez sportowych, usługi serwisowania sprzętu sportowego i turystycznego.
Centrum Marki i Promocji	Usługi: fotograficzne, filmowania, plakatowania, projektowania graficznego, usługi medialne (m.in. produkcja filmów promocyjnych i prezentacji multimedialnych), usługi reklamowe (reklama w prasie, radiu, telewizji, Internecie, kanałach social media, reklama outdoor, ogłoszenia modułowe). Dostawa materiałów promocyjnych i reklamowych – gadżetów, dostawa systemów wystawienniczych, rollupów, banerów.
Dział Rozwoju Dydaktyki i Multimediów	Usługi dotyczące organizacji szkoleń na rzecz pracowników i studentów (z zastrzeżeniem §11 RUZP- nie dotyczy opłaty za udział w szkoleniach).
Sekcja Zakupów Informatycznych	Dostawy: sprzętu komputerowego, urządzeń sieciowych, sprzętu peryferyjnego do komputerów, oprogramowania. Usługi: teleinformatyczne (między innymi dostęp do Internetu), serwisowania oprogramowania (z wyłączeniem serwisów www), administrowania siecią, serwisowania komputerów, projektowania, budowy i nadzoru nad eksploatacją uczelnianej sieci komputerowej.
Dział Aparatury	Dostawy tonerów do kserokopiarek, faksów, telefonów stacjonarnych i komórkowych oraz części do nich, usługi telefoniczne sieci stacjonarnych i komórkowych oraz usługi związane z serwisowaniem sieci telefonicznej. Dostawy, naprawy i serwis: urządzeń kserograficznych, rzutników, aparatów fotograficznych, urządzeń nagłaśniających, sprzętu RTV, projektorów multimedialnych, aparatury badawczej, naukowej i dydaktycznej oraz innej aparatury specjalistycznej. Naprawa i serwis: sprzętu informatycznego, drukarek komputerowych oraz innych urządzeń biurowych.
Zakład Poligraficzny	Usługi składu komputerowego i drukowania, w szczególności: książek, materiałów dydaktycznych, materiałów edukacyjnych, materiałów promocyjno-informacyjnych (m.in. konferencyjnych, ulotek, plakatów, folderów, gazet, czasopism, w tym czasopisma uczelnianego) i in. Usługi: introligatorskie (oprawa książek, czasopism, gazet, dyplomów, wykonanie tekturowych teczek na czasopisma, itp.).
Sekretariat Uczelni	Dostawy: pieczątek. Usługi: pocztowe oraz kurierskie.
Sekretariat Kanclerza	Usługi: myjni samochodowych, wynajem busów/autobusów na wyjazdy krajowe lub zagraniczne, przewóz taksówkami, konserwacja, naprawy i przeglądy samochodów, Usługi prawne – doradztwo prawne oraz zastępstwo procesowe. Dostawy: samochodów.
Dział Zaopatrzenia	Dostawy: materiałów biurowych, sprzętu biurowego (np. niszczarki, bindownice, kalkulatory, itp.), materiałów eksploatacyjnych do drukarek, materiałów studenckich, środków czystości, higieny i dezynfekcyjnych, różnych artykułów gospodarczych i wyposażenia biura, sprzętu AGD oraz części zamiennych do sprzętu AGD, standardowych mebli biurowych, mebli i regałów metalowych (wolnostojących), artykułów wyposażenia wnętrz, artykułów włókienniczych i pościelowych, Usługi: naprawy sprzętu AGD, usługi aranżacji pomieszczeń, krawieckie.
Dział Gospodarczy	Dostawy: artykułów spożywczych, jednorazowych naczyń cateringowych, specjalistycznych pojazdów gospodarczych. Usługi: wywozu śmieci i odpadów komunalnych, utylizacji, ochrony, sprzątania, prania, deratyzacji, dezynfekcji i dezynsekcji, ubezpieczeniowe majątkowe, serwisowania, przeglądów, napraw i konserwacji urządzeń służących do funkcjonowania i obsługi technicznej budynku, cateringowe.

Składanie zapotrzebowań rocznych do Realizatorów

Generowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego (wydatkowanie środków)

Około 2 tygodnie przez każdym zaplanowanym zakupem/usługą (wydatkowaniem środków) należy wysłać mailem do Stanowiska ds. Współpracy z Organizacjami Studenckimi (na adres bergeri@uek.krakow.pl) wypełnioną tabelę z danymi niezbędnymi do generacji wniosku o realizację zamówienia.

Wygenerowany wniosek stanowi zgodę Władz na wydatkowanie środków na dany zakup/usługę i może zostać poddany weryfikacji.

Na podstawie wysłanej tabeli Stanowisko ds. WzOS określa, jaki rodzaj wniosku/jaka procedura musi zostać uruchomiona/jakie dodatkowe czynności należy wykonać (np. zawrzeć umowę, rozesłać zapytania ofertowe itp.). W mailu zwrotnym zostaną udzielone wszystkie niezbędne wytyczne lub zostanie przesłana informacja, że wniosek został wygenerowany.

Zakupu lub usługi można dokonać dopiero po uzyskaniu kompletu podpisów na wniosku. Gotowe wnioski oczekują na odbiór w Sekretariacie Kanclerza (Budynek Główny, II piętro, pokój 202). 

Tabela do generacji wniosku

Nazwa Koła Naukowego
Osoba szacująca kwotę wydatku (imię, nazwisko, kontakt)
Usługa/zakup (dokładnie taka, jaka będzie widniała na fakturze)
Realizator (jeśli dotyczy lub w jego ustaleniu pomoże Stanowisko ds. WzOS)
Kwota brutto
Nazwa i data wydarzenia (jeśli dotyczy)
Uzasadnienie wydatku, opis

Procedura bezwnioskowa

Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych w Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie mówi o procedurze bezwnioskowej i określa zakupy oraz usługi, których ona dotyczy, ze względu jednak na fakt, że wniosek stanowi równocześnie formę kontroli budżetu (wniosek nie zostanie zatwierdzony w systemie, jeśli odpowiednia ilość środków nie znajduje się na odpowiedniej pozycji budżetowej) zaleca się jego każdorazową generację.

Pomaga to zapobiegać sytuacji, w której rozliczenie faktury za zakup/usługę nie jest możliwe z powodu braku środków finansowych na koncie Koła.  

Dokonywanie zakupu/korzystanie z usługi

Zakup/usługa może zostać wykonana tylko wtedy, kiedy firma sprzedająca/wykonująca usługę może wystawić na UEK fakturę z odroczonym terminem płatności – np. 7 lub 14 dni.

W uzasadnionych przypadkach można dokonać przedpłaty (np. za zakup biletów PKP, subskrypcji programów, zamówienia internetowe) po uzyskaniu pisemnej zgody Prorektor ds. Kształcenia i Studentów na dokonanie przedpłaty przez członka Koła lub Opiekuna Koła (mail, pismo – przed generacją wniosku. Zgodę należy przesłać do Stanowiska ds. WzOS (w formie skanu).

Zawieranie umów

Po otrzymaniu tabeli z danymi do wniosku Stanowisko ds. WzOS określi, czy do danego wydatku należy zawrzeć umowę między Uniwersytetem (który zawsze jest stroną umowy, nigdy nie będzie to Koło Naukowe) a Wykonawcą przed rozpoczęciem realizacji zamówienia.

Zawsze w pierwszej kolejności generowany jest wniosek, następnie zawierana jest umowa, po czym dopiero następuje realizacja zakupu/usługi.

Niezależnie od wartości zamówienia, zawarcie pisemnej umowy jest wymagane w szczególności, jeżeli:

• zamówienie ma być realizowane przez okres dłuższy niż 30 dni lub obejmuje świadczenia o charakterze ciągłym lub okresowym;
• realizacja zamówienia wymaga dokonania przez Uczelnię przedpłaty, zaliczki lub płatności w transzach;
• przewidziane są kary umowne, odszkodowania lub inne sankcje za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zamówienia;
• zamówienie dotyczy organizacji wydarzenia, imprezy, konferencji, wyjazdu lub innego przedsięwzięcia, którego prawidłowa realizacja wymaga określenia szczegółowych obowiązków Wykonawcy;
• przedmiot zamówienia obejmuje korzystanie przez Wykonawcę z mienia, pomieszczeń, infrastruktury lub urządzeń Uczelni;
• przedmiot zamówienia obejmuje przeniesienie praw autorskich, udzielenie licencji, wykorzystanie wizerunku lub innych praw własności intelektualnej;
• charakter lub zakres świadczenia uzasadnia szczegółowe określenie praw i obowiązków stron, w szczególności zasad odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia;
• obowiązek zawarcia umowy wynika z odrębnych przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Uczelni albo warunków finansowania danego przedsięwzięcia.

Umowa powinna w szczególności określać:

• przedmiot i zakres zamówienia;
• wynagrodzenie Wykonawcy oraz zasady i termin płatności;
• termin lub harmonogram realizacji zamówienia;
• obowiązki Wykonawcy i Zamawiającego;
• zasady odbioru przedmiotu zamówienia, jeżeli jest to uzasadnione jego charakterem;
• zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia;
• zasady dokonywania zmian umowy;
• zasady rozwiązania umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia, jeżeli charakter umowy tego wymaga.

W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej należy stosować postanowienia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie dotyczące weryfikacji, treści i rejestracji umów.

Koło jest zobowiązane do przeprowadzenia właściwej procedury udzielenia zamówienia (generacji wniosku) niezależnie od obowiązku zawarcia umowy.

W celu zawarcia umowy należy skontaktować się ze Stanowiskiem ds. Organizacyjno-Prawnych (dzorgpr@uek.krakow.pl) i określić wzór umowy oraz jej zapisy.

Po uzyskaniu kompletu podpisów umowa musi zostać zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów UEK. W tym celu należy złożyć ją w Sekretariacie Kanclerza (Budynek Główny, II piętro, pokój 202).

Rozliczanie wydatków

Rozliczanie faktur za dokonane wydatki (zakupy/usługi) następuje w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Rozliczenia i opisu dokonuje Stanowiska ds. WzOS na podstawie wygenerowanego wcześniej wniosku.

Faktury z odroczonym terminem płatności 

Obecnie większość Wykonawców i Sprzedawców wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to, że Faktura nie jest już „PDF-em od sprzedawcy”, tylko dokumentem w systemie państwowym, który trafia bezpośrednio do Uniwersytetu. Każda faktura ma numer KSeF (ID) – to jej główny identyfikator. 

Podczas pobierania faktury za zakup/usługę należy podać:

• pełną nazwę Uczelni – Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, ul. Rakowicka 27, 31-510 Kraków;
• NIP Uczelni – 675 000 63 46 (faktura zawsze musi być wystawiona na Uniwersytet, nigdy na osobę prywatną np. członka Koła);
• nazwę Koła Naukowego (może zostać umieszczona przy danych Uczelni lub w uwagach). 

Faktura automatycznie trafia do Uniwersytetu, a Sekretariat Uczelni na podstawie dopisku z nazwą Koła przypisuje ją do rozliczenia przez Stanowisko ds. Współpracy z Organizacjami Studenckimi.

Wraz z pobraniem faktury należy wysłać maila do Stanowiska ds. WzOS z podaniem: 

• nazwy Koła;
• opisu wydatku (takiego, jak do wniosku o realizację zamówienia);
• numery KSEF faktury, lub numeru biletów w przypadku zakupu biletów PKP;
• jeśli wydatek dotyczy wydarzenia zbiorowego, należy załączyć listę jego uczestników (wyłącznie studentów UEK);
• jeśli do wydatku zawierana była umowa, należy dołączyć jej skan z nadanym numerem w Centralnym Rejestrze Umów UEK.

Faktura proforma – przedpłata przed wykonaniem usługi/zakupem

Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych i nie jest dokumentem wystawianym ani otrzymywanym w Krajowym Systemie e-Faktur. Służy ona wyłącznie do określenia warunków i kwoty planowanej płatności przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru.

Po dokonaniu przedpłaty należy dopilnować otrzymania właściwej faktury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa jest właściwym dokumentem księgowym potwierdzającym otrzymanie zaliczki i – jeżeli podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF – zostanie wystawiona i otrzymana za pośrednictwem KSeF.

Sama faktura proforma nie stanowi podstawy do rozliczenia wykonanej usługi lub zakupionego towaru. Po realizacji zamówienia należy dopilnować otrzymania właściwej faktury (zaliczkowej i/lub końcowej, odpowiednio do sytuacji) i przekazania jej do rozliczenia.

Na potrzeby wewnętrznego rozliczenia przedpłaty w UEK fakturę proforma należy wydrukować. Osoba odpowiedzialna za wydatek z ramienia Koła dokonuje opisu wydatku na odwrocie faktury (opis jak do generacji wniosku) oraz podpisuje się. Wymagany jest także podpis Opiekuna Koła.

Tak przygotowany dokument należy złożyć w Kwesturze (Budynek Główny, II piętro, pokój 203).

Skan faktury należy przesłać do Stanowiska ds. WzOS, co umożliwi połączenie jej z fakturą zaliczkową lub końcową w KSeF.

Faktura opłacona  

Do rozliczenia faktury, która została wcześniej opłacona przez członka Koła lub Opiekuna Koła należy w mailu do Stanowiska ds. WzOS zawrzeć: 

• nazwę Koła;
• krótki opis wydatku, w celu połączenia wydatku z wnioskiem;
• numery KSEF faktury, lub numeru biletów w przypadku zakupu biletów PKP;
• jeśli wydatek dotyczy wydarzenia zbiorowego, należy załączyć listę jego uczestników (wyłącznie studentów UEK);
• jeśli do wydatku zawierana była umowa, należy dołączyć jej skan z nadanym numerem w Centralnym Rejestrze Umów UEK;
• potwierdzenie dokonania płatności;
• dane do zwrotu (imię, nazwisko, nr albumu, numer konta).

WAŻNE! Osoba, która opłaciła fakturę nie może wykonać jej opisu i wydać polecenia dokonania zwrotu dla siebie. Opisu powinien w takim przypadku dokonać inny członek Zarządu Koła.