Czym właściwie są preliminarze i sprawozdania finansowe?
Preliminarz - plan finansowy na przyszły rok. W nim zamieszczacie informacje o planowanych w przyszłym roku KALENDARZOWYM wydarzeniach i środkach jakie na ich realizacje będziecie potrzebować. Na podstawie preliminarzy Parlament Studencki przyznaje środki Radzie Kół Naukowych, która dzieli środki pomiędzy poszczególne Koła, opierając się na informacji w preliminarzu dot. potrzebnych środków i sprawozdania finansowego, które obrazuje w jakim stopniu koło spożytkowało ubiegłoroczny budżet.
Sprawozdanie finansowe - sprawozdanie z działalności i wydatków Koła. W sprawozdaniu ujmowane są zarówno środki z SUBWENCJI (czyli budżet koła), ale również wpłaty uczestników konferencji, wpłaty członkowskie, środki pozyskane od sponsorów, dziekanów, rektorów itp. Ważnym jest, aby w sprawozdaniu ująć również wydarzenia bezkosztowe, aby wykazać pełną działalność Koła na przestrzeni roku.
W związku z faktem, że UEK jest jednostką publiczną, okresami rozliczeniowymi są lata KALENDARZOWE, dlatego wraz z końcem roku składamy preliminarze i sprawozdania finansowe.
Koła Naukowe robią to za pomocą platformy Organizacje UEK .
W obu przypadkach formularze są identyczne, dlatego omówimy Wam po krótce sposób wypełniania obu i różnice, na które należy zwrócić uwagę.
Pierwsze kroki
Logujemy się, klikając "zaloguj", które przenosi do okna logowania.
Logowanie
Aby się zalogować, należy podać adres e-mail koła i hasło.
Jeśli nie znacie lub nie pamiętacie go, można je odzyskać klikając "Zapomniałem hasła".
W przypadku braku konta, skontaktujcie się z Prezesem RKN.
Dalsze kroki
Na panelu bocznym należy wybrać opcję formularza, który będziemy wypełniać i wybrać organizację, dla której będziemy sporządzać dokument.
Po wyborze organizacji wyświetla nam się ubiegłoroczny preliminarz/sprawozdanie. Scrollujemy w dół i przystępujemy do edycji formularza.
Po kliknięciu „Dodaj/Edytuj propozycje preliminarza (lub do sprawozdania)” przechodzimy do wypełniania danych.
Ważne: w okienku dot. okresu, za który składamy dokument należy pamiętać, że w przypadku sprawozdania jest to rok KALENDARZOWY obecny, a przypadku preliminarza – przyszły rok KALENDARZOWY.
Kolejną różnicą jest kwota środków przyznana z preliminarza.
Sprawozdanie finansowe – wpisujemy przyznany budżet
Preliminarz – wpisujemy „0”
Po przejściu do „właściwej” części obu dokumentów. Robiąc to można:
1. edytować obecne wydarzenia/projekty
2. usunąć obecną zawartość klikając czerwoną ikonkę „Usuń wydarzenie” pod każdym projektem i dodawać nowe projekty.
Formularz opisu projektu wygląda następująco:
Jak go wypełnić?
- Cel: nazwa projektu
- Data: od – do (w przypadku jednodniowych data rozpoczęcia jest datą zakończenia)
- Edycja: który raz z kolei realizowany jest projekt
- Ilość uczestników: preliminarz – szacowana, sprawozdanie finansowe – rzeczywista
- Rodzaj uczestników: wybieramy z listy
- Opis wydarzenia: krótki opis tego, co zostało zrealizowane (sprawozdanie) lub planujemy zrealizować (preliminarz)
- Komentarze (tylko dla sprawozdania finansowego): dodatkowe informacje o finansowaniu, np. jakie kwoty pozyskano od dziekanów, rektorów itp.
- Koszty wydarzenia: jeśli nie ponieśliście żadnych – wydarzenie bezkosztowe. W innym przypadku należy wybrać typ wydatku z listy.
Następnie uzupełniamy kwoty, które przeznaczyliśmy na ten typ wydatku:
- Środki własne planowane w preliminarzu – wypełniamy w przypadku obu dokumentów.
- Środki własne faktycznie wykorzystane – wypełniamy wyłącznie w przypadku sprawozdania finansowego (w preliminarzu wpisujemy „0”).
- Środki ogólne uczelni: suma wszystkich dofinansowań od kierowników katedr, dyrektorów instytutów, dziekanów, rektorów, które zostały na ten cel przyznane i wydatkowane.
- Dofinansowanie z Parlamentu Studenckiego: przyznane przez Przewodniczącego lub w wyniku konkursu, wydatkowane na ten cel.
- Wpłaty uczestników: dot. zarówno wpłat uczestników wydarzeń, jak i wpłat członkowskich Kół Naukowych, jeśli Koło takie pobiera
- Sponsorzy: wszystkie środki zewnętrzne od sponsorów i partnerów.
W związku z faktem, że projekty realizowane przez Koła Naukowe są wielopłaszczyznowe, możliwe jest dodanie kilku typów wydatków dot. jednego projektu, wystarczy kliknąć „dodaj typ wydatku”.
Jeśli dodajemy wydarzenia „od zera” po wpisaniu każdego projektu klikamy „zieloną ikonkę „Dodaj kolejne wydarzenie”.
Po uzupełnieniu wszystkich danych związanych klikamy „Zapisz” na samym dole strony, za co dostajemy pochwały od systemu:
Następnie, w panelu bocznym wybieramy WNIOSKI i swoją organizację.
Wyświetlą nam się do tej pory wygenerowane wnioski (listy członków, sprawozdania, preliminarze). Jednak, aby wygenerować wniosek ze sprawozdania/preliminarza, który właśnie wypełniliśmy, scrollujemy do samego dołu i klikamy niebieski przycisk Preliminarz lub Sprawozdanie.
Następnie, po raz kolejny, wybieramy naszą organizację wyświetlą nam się wygenerowane dokumenty (prostokąt nr 1). Możemy je jeszcze przejrzeć. W razie błędów klikamy „usuń”, wchodzimy ponownie w sprawozdanie, poprawiamy i generujemy na nowo.
Jeśli wszystko jest OK – klikamy potwierdź i powinien pojawić nam się już gotowe do pobrania dokumenty (prostokąt nr 2), na które klikamy, pobieramy wszystkie trzy pliki i wysyłamy na rkn@uek.krakow.pl
